Inscripción a la Conferencia

Todos los delegados deben inscribirse en la conferencia utilizando el sistema de inscripción en línea. La inscripción sólo se confirmará una vez se haya recibido el pago en su totalidad. Las categorías de tarifas de la conferencia, junto con los plazos de pago correspondientes, se anuncian en el sitio web de la conferencia y en el sistema de inscripción en línea. Si no se ha recibido el pago en su totalidad hasta la fecha de los plazos indicados, se cobrará la cuota de delegado «in situ» al delegado a su llegada a la conferencia.

La inscripción a la conferencia puede realizarse en persona en el lugar del evento, pero sólo previo pago de la cuota de inscripción «in situ». No obstante, si se alcanza el aforo máximo de delegados, los organizadores se reservan el derecho de rechazar inscripciones adicionales.

Para inscribirse como delegado estudiante, deberá estar matriculado como estudiante a tiempo completo en una universidad o escuela superior reconocida tanto en el momento de la inscripción como durante la conferencia. Se exigirá una prueba de identificación como estudiante.

A los delegados que se inscriban como miembros de organizaciones de defensa de los consumidores/usuarios de drogas se les podrá exigir que presenten pruebas de la buena fe de la organización y los organizadores podrán solicitar la asistencia de la INPUD para ayudar en cualquier caso de litigio.

El pago de la cuota de delegado incluye:

- Invitación a la inauguración oficial de la conferencia (27 de abril)

- Acceso a todas las presentaciones, talleres, eventos de networking y demás áreas dedicadas a lo largo de los cuatro días del evento

- Té, café y almuerzo simple todos los días

- Paquete específico para los delegados a su llegada

- Bolsa y programa de la conferencia

- Acceso a la aplicación de la conferencia

La tarifa de delegado no incluye los gastos de viaje y alojamiento, que deberán ser organizados y cubiertos directamente por los delegados.

Confirmación / Comprobante de pago

Una vez que haya completado el proceso de inscripción y HRI haya recibido el pago en su totalidad correspondiente, dispondrá de un «Recibo de confirmación/pago» en su cuenta en línea.

Los delegados deberán presentar este «Recibo de confirmación/pago» en el mostrador de recepción de la conferencia como prueba de su inscripción y pago.

Formas de pago

Todas las cuotas de inscripción deberán abonarse en libras esterlinas.

Los pagos pueden efectuarse mediante tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Los cargos a las tarjetas de crédito se efectuarán en libras esterlinas (£). Si el pago se realiza mediante transferencia bancaria, el remitente deberá abonar por adelantado todos los gastos bancarios y de transferencia. Por favor, indique su número de registro de delegado y su nombre como referencia en todas las transferencias bancarias y comunicados.

Cambio de nombre en la inscripción

Si un delegado no puede asistir, un delegado alterno puede asistir en su lugar. No obstante, el delegado alterno deberá informar a los organizadores de este cambio por correo electrónico antes del 4 de abril de 2025 y traer consigo el recibo que confirme el pago de la tarifa de delegado correspondiente al delegado original para presentarlo en el mostrador de recepción de la conferencia.

Política de cancelación

La notificación de cancelación debe hacerse por escrito y enviarse a Harm Reduction International por correo electrónico (conference@hri.global). La notificación deberá incluir toda la información pertinente referente a la cuenta bancaria a la que podrá remitirse un posible reembolso.

Si la notificación escrita de cancelación se recibe antes del viernes 28 de febrero de 2025, se reembolsará el 80% de la cuota de inscripción. Si la notificación escrita de cancelación se recibe antes del viernes 28 de marzo de 2025, se reembolsará el 50% de la cuota de inscripción. Las cancelaciones recibidas después de esta fecha no serán reembolsadas. Se le permitirá transferir su inscripción a un delegado alterno o a una inscripción en línea. La cancelación no será efectiva hasta que se reciba un acuse de recibo por escrito de Harm Reduction International.

En caso de pago en exceso o doble pago, las solicitudes de reembolso deberán realizarse por escrito y enviarse a conference@hri.global no más allá del viernes 25 de abril de 2025. Los reembolsos se enviarán después de la clausura de la conferencia y se efectuarán en la misma forma que la transacción original. Para los pagos originales efectuados por transferencia bancaria, la notificación de cancelación deberá indicar una cuenta bancaria a la que pueda remitirse el reembolso.

No se concederán créditos por eventos a los que no se haya asistido o por cancelación anticipada de la asistencia.

Cancelación de la Conferencia

En caso de que la conferencia no pueda realizarse o se posponga debido a acontecimientos que estén fuera del control de los organizadores de la conferencia (fuerza mayor) o debido a acontecimientos que no sean atribuibles a intención maliciosa o negligencia grave de los organizadores de la conferencia, los organizadores de la conferencia no podrán ser considerados responsables por los delegados de ningún daño, costo o pérdida incurridos, tales como costos de transporte, costoss de alojamiento, pérdidas financieras, etc. Los organizadores de la conferencia sugieren encarecidamente que todas las reservas de viaje y alojamiento sean totalmente flexibles.

Bajo estas circunstancias, los organizadores de la conferencia se reservan el derecho bien de retener la totalidad de la cuota de inscripción y utilizarla para una futura conferencia, o de reembolsar al delegado una vez deducidos los costes ya incurridos para la organización de la conferencia y que no hayan podido ser recuperados de terceros.

Modificación del programa

La organización de la conferencia se reserva el derecho de modificar el programa, que se publica a título meramente indicativo.

Pérdida de la tarjeta de identificación

La tarjeta de identificación HR25 deberá llevarse en todo momento durante la conferencia. No se permitirá el acceso a las instalaciones de la conferencia sin la tarjeta de identificación HR25. En caso de que un delegado pierda, extravíe u olvide su tarjeta identificativa, se le cobrarán 20 libras esterlinas en concepto de gastos de tramitación de una nueva tarjeta identificativa. Cuando se entregue una nueva tarjeta identificativa, la tarjeta perdida perderá su validez.

Cartas de invitación

Sólo se proporcionará una carta de invitación a los participantes que se hayan inscrito y hayan abonado íntegramente los derechos de inscripción requeridos para la conferencia. Una vez efectuado el pago, la carta de invitación estará disponible para su descarga en su cuenta en línea a partir del 2 de septiembre de 2024.

La carta de invitación no compromete económicamente en modo alguno a Harm Reduction International. Todos los gastos relacionados con la conferencia son responsabilidad exclusiva del delegado.

Requisitos de visado

Es responsabilidad exclusiva del delegado ocuparse de sus requisitos de visado. Los delegados que necesiten un visado de entrada deberán prever tiempo suficiente para el procedimiento de solicitud. Los delegados deberán ponerse en contacto con la Embajada o Consulado de Colombia más cercano para determinar los requisitos y el calendario de sus solicitudes de visado.

La cuota de inscripción menos una tasa de tramitación de 65 libras esterlinas se reembolsará después de la conferencia si se solicitó el visado a tiempo y se demuestra que no se pudo conceder el visado a pesar de haber presentado todos los documentos solicitados. La notificación de la no recepción del visado deberá enviarse al HRI antes del 25 de abril de 2025. Los reembolsos se enviarán tras la clausura de la conferencia y se efectuarán en la misma forma que la transacción original. Harm Reduction International no contactará directamente con embajadas y consulados en nombre de los solicitantes de visado.

Protección de datos e intercambio de información de contacto

Harm Reduction International recogerá y almacenará todos los datos personales para la preparación y ejecución de HR25. La protección de datos se garantiza de acuerdo con la legislación pertinente de protección de datos en el Reino Unido. Con el fin de facilitar la entrada en la frontera y las solicitudes de visado, Harm Reduction International podrá compartir los datos de contacto de los delegados con las autoridades colombianas.

Obligaciones

Harm Reduction International será responsable en el marco de un deber de diligencia como empresario respetable según las disposiciones legales. La responsabilidad de Harm Reduction International - por cualquier motivo legal - se limitará a dolo y negligencia grave. Esto no afectará a la responsabilidad de los proveedores de servicios contratados. El delegado participará en la conferencia por su cuenta y riesgo. Los acuerdos verbales no serán vinculantes si no han sido confirmados por escrito por Harm Reduction International.

Haga clic aquí para ver las tarifas de delegado para HR25. Las tarifas del evento son correctas en el momento de su publicación. HRI se reserva el derecho a modificar las tarifas en cualquier momento, pero los cambios no afectarán a las inscripciones que ya hayan sido confirmadas por HRI.

Para cualquier consulta, póngase en contacto con el equipo de la conferencia por correo electrónico.